PPT图表不能滥用，让数据对号入座

制作精美PPT图表的第一步是为数据选择恰当的图表类型。PowerPoint 2016中提供了17种类型的图表，如果不了解每种图表的用途、特点，确实很难选择。

更让新手感到疑惑的是，有的图表看起来区别不大，如柱形图和条形图。

那么究竟什么时候选择柱形图，什么时候选择条形图呢？下面就来介绍最常用的图表所对应的数据。

数据大小对比：柱形图、条形图

柱形图与条形图均使用矩形条来展现各项目数据的大小，观众通过对比矩形条的高低、长短就可判断出项目数据的大小情况。它们的区别在于，当项目的名称过长时，应该选择条形图，名称较短时，选择柱形图和条形图都可以。

如下图所示，柱形图体现了两个品牌的手机销量对比。

当数据项目的名称较长时，如下图所示，选择条形图来制作更为恰当。条形图的数据项目名称排列在左边，名称字数长也不会影响显示。如果换成柱形图，项目名称过长会导致排列拥挤、文字模糊不清的情况。

如果需要展现几个子项目之间的大小、占比情况，可以使用堆积柱形图、堆积百分比柱形图，以及堆积条形图、堆积百分比条形图来展现。如下图所示的堆积条形图，表现了3类产品在不同季度的销售情况。

数据趋势：折线图、面积图

当需要表现连续时间段内的数据变化趋势时，应该选择折线图，观众通过折线的趋势即可判断出走向，如下图所示。

折线图中的线不一定是折线，还可以调整为平滑线。折线使观众更容易看出数据拐点，而平滑线更倾向于表现数据的连续趋势。将折线变成平滑线的方法是，右击折线，选择【设置数据系列格式】选项，在打开的【设置数据系列格式】窗格中选中【平滑线】复选框，如下图所示。

数据不仅体现的是趋势，还体现了数据项目之间的趋势积累，此时面积图更为恰当。观众可以从面积的轮廓走向中判断出数据趋势，还可以从面积的大小判断出数据的积累。如下图所示的面积图，表现了不同层次人群在30年内的收入增长趋势，根据面积大小还可以判断出不同层次人群的收入积累量的变化。

在制作面积图时，需要注意表示不同项目的面积之间是否存在遮挡情况，如左下图所示，“B店” 和“C店”项目的面积挡在了“A店”前面，让“A店”后面的趋势无法看到。此时应该分别选中“B 店”和“C店”的面积，调整填充色的透明度，让“A店”趋势显示出来，如右下图所示。

如下图所示，面积填充色的透明度调整后，就不存在面积遮挡情况，所有项目的趋势及量的变化均一目了然。

数据比例：饼图

当需要体现不同项目之间的数据占比，同时所有项目都共同属于一个整体时，饼图是最佳选择。如下图所示，饼图的不同扇形体现了网民使用微信公众号的用途占比，而所有扇形相加的比例为1，表示使用微信公众号的网民这一个整体。

为了使制作出来的饼图更人性化，需要注意以下几方面。

（1）对扇形进行排序

不少新手制作饼图时，并不会注意扇形的大小是否按照顺序排列，不按照顺序排列可能会增加观众阅读数据的难度。对扇形面积进行排序，需要打开饼图的原数据，执行【升序】或【降序】命令，如下图所示。

（2）调整数据标签的显示方式

在默认情况下，饼图有图例，添加数据标签后，只会显示数据。这种情况需要观众对照着图例，再看数据标签，如左下图所示，降低了阅读效率，十分不方便。如果在数据标签中同时显示扇形区域的名称和数据，观众阅读起来就会方便很多。其方法是，删除图例，然后双击数据标签，在 【设置数据标签格式】窗格中选中【类别名称】和【值】复选框，如右下图所示。

在PPT页面中放一个饼图容易显得单调，不方便排版设计，此时可以用多个饼图来表示数据占比情况。如下图所示，表现了不同季度的市场占比情况。

PowerPoint中的饼图还包括圆环图，圆环图通过圆环的长短来体现占比。如果是多层圆环图，并不要求所有占比相加等于100%。圆环图是十分有趣的图表，通常改变圆环的填充方式、边框线格式，可以做出效果丰富的图表。

如下图所示的是使用圆环图来表示人们喜欢选择的运动方式。图表表示，在被调查人群中，有34%的人喜欢骑单车，有55%的人喜欢举重……

要制作出上图所示的圆环图，需要一些小技巧，关键在于设置辅助数据。如下图所示，是圆环图的原始数据，每一个项目都有一个对应的辅助数据，辅助数据的大小等于100% 减去项目数据大小。

完成数据输入后，需要设置代表辅助数据的圆环片段为无填充、无边框格式。如下图所示，选 中“跑步”数据的辅助数据圆环片段，在【设置数据点格式】窗格中选中【无填充】和【无线条】单选按钮，该圆环片段就会“消失不见”。

数据分布：散点图

XY散点图中，由X轴和Y轴的一组数据共同决定一个点的位置。通过XY散点图，可以了解数据的情况。如下图所示，散点图展示了2018年欧洲各国家庭..开支与生育率的关系，从中可以看到这些国家的生育率分布、家庭..分布情况，以及两者关系。

XY散点是二维图表，只有X、Y 两个参数。还有一种散点图是三维的，那就是气泡图。气泡图包含X、Y、Z三个参数，分别代表气泡的X轴、Y轴坐标参数和气泡大小。使用气泡图可以表现三维的数据关系和分布。如下图所示，气泡图体现了网店商品的收藏量、访客数、销量三者之间的关系，从图表中可以看出，访客数越多、收藏量越大，销量也越高。

综合数据：雷达图、组合图

当需要表达数据项目的数据时可以选择雷达图和组合图。雷达图适合于表现项目较多的综合数据，如下图所示的是通过雷达圈外扩的程度体现数据的变化，即使数据项目很多，也不会显得拥挤。

如果数据的类型不同，或者表现的侧重点不同，应选择组合图。如下图所示的组合图中既表现了数据的大小又表现了数据的趋势，还综合体现了两者的关系。

制作组合图时需要注意数据项目所在的坐标轴。如上图中一个数据项是市场份额，另一个数据项是3D电影数量，两者的数量单位不同。如此一来，用一个坐标轴体现两种单位的数据就会出错。因此将市场份额数据项目放到了次坐标轴上，如下图所示。