项目管理的方法有哪些(项目管理5大要素)

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学会这六个项目管理方法,职场越拼越快乐

在品牌传播工作中,执行人员需要负责项目的周期和进度的把控,进行跨部门、跨公司、跨团队的沟通。这就需要项目执行人员具有项目管理能力,及时推进项目跟进的情况。很多职场人整天忙忙碌碌从早忙到晚却不知道自己在干什么。其实这就是没有全局感。

一方面,是你不知道你的工作对于整个项目或者公司意味着什么;

另一方面,你也不知道现在的工作对于你的人生意味着什么。

你不知道自己想要什么的时候,你什么都想抓,什么都抓不到。

工作前三年,一直在做品牌传播项目,从每天狂加班到能按时下班,我用了两年多的时间摸索项目管理。随着工作经验的增加,对接的项目费用从几万块到几千万,对接的公司从普通广告公司到知名咨询公司,我的项目管理能力也在实践中不断提升,这期间,与我对接的优秀的供应商们也给了我很多帮助。

今天我们就聊聊,我在做了五十个品牌传播项目以后,总结出来的让执行效率翻倍的经验。

一、做好项目启动会议,制定行动方案
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新人时期我接手的第一个项目就是中秋营销。对于食品行业来说,中秋前夕是重要的广告投放时间点,因为中秋家宴是食品消耗大节点。拿下了中秋前夕的销售业绩,就是拿下了下半年的市场业绩,所以每个快消品公司,都会从五月份就开始筹备中秋的品牌传播方案。

在每个项目开始之前,我们都会开一个动员会议。新人时期,我都是心不在焉听着开会,直到叫到我的名字,我才会听一下我的工作任务是什么。这样就会导致我不清楚我前后左右环节的时间节点,也不会懂得去追问要素材,导致出现问题的时候惊慌失措,往往需要领导出现解决问题。

经历了几次被问到项目进行到哪里我答不上来以后,我终于开始反思启动会议的作用。项目管理工作是一项特别需要做好细节的工作,每个人都有自己的责任,但是在被咨询的时候,又能够表达出自己专业的观点,要注意搜集背景信息和隐藏信息,挖掘需求背后的价值。

解决的办法就是:

做好会议纪要。

启动会议是项目中最为重要的会议,他决定了项目的大方向,大的时间节点,人员分工,沟通的时间节点,以及进度关键节点。

启动会议是利用每个部门的专业技能来共同推进项目,在这个项目中,有心的人可以学到很多平时没机会接触到的信息。比如我是媒介专员,我的专业是媒介资源梳理、价格谈判,合同签订,在启动会议上,我可以接触到市场部,了解负责产品的市场份额,发展情况,了解包装工艺、了解产品工艺、当年的原材料价格以及什么因素影响了原材料的价格,了解大数据分析后的产品市场报告。

当时给我们提供调研报告的是尼尔森,大名鼎鼎的市场研究公司。在会上可以看到完整的市场洞察报告,产品数据和不同渠道的销售数据,以及广告投放带来的销售转化。

各个部门都会公开最真实,最有效的资料,以便我们能够做出投资回报最高的传播方案。所以项目启动会议,其实是一个绝佳的锻炼宏观认知的好机会。越是新人,越是要认真听,因为这些数据和知识,是多少钱都买不到的。

因为会议室资源是每个大公司的稀缺资源,像我们公司有八个项目部,共29个产品,所以每次使用会议室都要求快速结束,每次会议我们以半小时为一个单位。在发送会议通知时候,需要写好主题,地点和议程。

最近《完美关系》正在热播,就以剧中的人物来举例,示意一下会议通知邮件怎么写吧:

卫总:

您好,小力士奶粉新品中秋传播项目启动会议定于3月18日下午两点以线上电话会议形式进行,。

会议主题为:

小力士奶粉新品中秋传播项目启动

会议议程为:

1、确认小力士奶粉新品传播执行方案

2、确认达琳传媒对接小力士奶粉项目组的工作人员

3、确认媒介投放方案

4、确认项目执行时间节点,以便制作项目排期表

5、讨论本次项目使用的媒介资源及技术

······

会议参与人员

小力士:崔总 胡小v

达琳公关:卫总,路易斯


抄送:江达琳、斯黛拉,舒晴

以上,如有疑问请随时沟通。

附件列表:小力士奶粉项目方案终稿

祝好

2020-3-19

————————————————

胡小v

小力士奶粉食品营销有限公司 品牌传播部

会议后要做好会议纪要,以前我们都是邮件共享,现在可以用飞书来共享会议纪要,石墨文档也是很好的工具,可以同步文字、图片、网页等多种信息,便于工作团队间的资料检索、管理与分享。

还是以小力士奶粉为例,分享一个我的会议纪要模版

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会议记录要与会议日程协同发布,这样所有项目组的人都能清晰知道项目的进度。

会议记录的主要作用是解决问题,包括,项目问题,时间协调,感情协调等,每一份回忆记录串起来的是项目的时间节点,同时也是责任分割节点,防止在项目出现问题的时候有人推卸责任,也是保护自己的利益不受到伤害的重要办法。

二、确认沟通渠道

品牌方在广州,广告公司在上海,媒体在北京,所以就只能线上交流。一个传播项目通常都会拉一个群,群里会有品牌方、广告公司方,媒体方。品牌方会有市场部,公关部,督察部的员工,广告公司会有项目经理,策划,文案的员工,而媒体有有销售,媒介,这样下来,一个群就有几十个人,每个人说一句话的话信息就太乱了,大大减少效率。

所以,启动会上,我们就定了每个环节保证是一个人说话,各个节点的负责人将信息汇总后,提交到群里,确认好的素材邮件抄送项目中的每个人,保证核心成员信息一致。

此外,为了防止文字表达产生沟通传达不准确的情况,我们会每周召开一次电话会议,确保信息传达到位。

我们很多时候在不断发出信息,并没有注重别人的反馈,更没有注意对比我们发出得信号和接收的信号是不是一致” ​​​​

确认沟通的渠道可以让我们减少信息理解的误差。

三、对项目进行风险分析
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风险管控大部分时候都是经验的累积,新人是肯定没有风控的意识,因为没有经历过,所以肯定不知道可能会发生什么。

经历了三个项目后,我就清楚了,最容易发生风险的三个部分,就是时间,内容和新闻。

时间指的是宣传内容制作完成的时间,也就没有按时交付成果。这时候就需要相关的负责人及时把控,提前催。

内容指的是内容是否有错别字、形式是否兼容,标题是否合适。曾经朋友圈网站就发生过把甲公司的广告文案配上了乙公司产品图片的事情。这就是后台没有仔细看素材的原因,也是容易出问题的点。我们需要把每个环节可能出现的风险都识别了,然后一一去审核,从文字的内容、标题的大小,颜色的深浅,再到投放的位置周围有没有负面新闻,都要考虑到。而有些广告点位是需要跳转的,也要一遍遍测试不同系统的手机跳转是否顺利,不同系统的手机画面是否兼容。

新闻指的是,广告发布当天会不会有意外公共事件影响传播执行。如果发生特大意外的公共事件,娱乐性的内容就不适合发布,就需要改时间。如果代言人发生负面新闻,传播的内容也需要调整。这个就是新闻对传播的影响。《完美日记》中,小力士奶粉在国内新品发布传播期间,就遇上泰国地区奶粉被检测出不合格的情况,总公司将消息封锁了,三天后在网上爆发了。这就是传播的意外风险。

新人时期,我的同事都会主动告诉我哪里可能出现问题,专家之所以是专家,就是因为他们看得到更多可预测的风险,我们要做的就是,努力避免部分风险,承担剩下的风险,做好每一步,减少负面信息发生。

与此同时,新的平台,新的合作方也会带来一定的风险,但是如果一味地讨论风险,事情就无法推进了,勇敢,创新尝试,是职场人珍贵的品质。很幸运,我的项目,每个项目都是在不断创新,不断尝试新的平台投放、新的内容形式,新的合作伙伴,让我收获许多。

四、项目是细节堆起来的,重视细节
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处理好团队内部的关系

市场部和销售部,一个是花钱的部门,一个是赚钱的部门。在工作中一定会有摩擦和冲突。销售部会对传播方案提意见是肯定的,提不专业的意见也是肯定的。这个时候就需要项目管理人员来把控整个团队内部的关系。减少冲突,营造良好的氛围。

我曾经遇到过销售部领导要求我们请当红一线明星来帮我们转微博,不给费用的那种。销售部领导的理由是看到了该明星在真人秀节目中用了我们的产品,她肯定愿意转。

直接说领导臣妾做不到啊,这可是职场社交的忌讳,这种时候我的回复是,好的我问一下我领导,然后让我的领导去跟他沟通。我领导虽然觉得他的想法天方夜谭,但也并没有直接拒接,而是说,x总,你的这个想法真是太好了,这也是我的理想的方式。但是这个明星发微博是要经过经纪人的同意的,一旦到了经纪人那里,那就是商务合作了,经纪人和经纪公司肯定是要报价的。现在预算已经花完了,我们项目没有预算了呢。

这个操作看的我目瞪口呆,肯定了对方的想法,又把自己的责任摘了出来,让对方没法挑毛病,有理有据,还避免了被指责我们工作不力,是在是高手。

在明确个人责任上,《一页纸项目管理》设计的项目控制和管理工具非常实用。

将项目的五个基本组成部分分为:任务、目标、时间线、成本、负责人五个部分。

每个部分信息清晰。团队的每个人都可以得到一张属于自己的任务表,清楚自己的工作节点。

现实里,逃避责任不按时完成工作的大有人在,转嫁责任的也不在少数,作为项目协调人员,在公司市食物链的最底端,更应该把责任分清楚,做好自己的工作,保护自己的职场利益不受影响。

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项目就是沟通,沟通,再沟通

以前我总觉得,自己的工作就是要素材,要标题,要文案,要设计图。感觉自己就是一个传话的,没有价值。能力也没有因为工作得到提升,也没什么核心的技能。

现在才知道,相关管理的核心价值就藏在我做的事情里,就是我认为没有技术含量的事情里,那就是沟通。说话大家都会,但是要在工作中,把话说得好,充满魅力真的需要极大的能力和技巧。

比如抗疫小天才张文宏,能把话说到专业级公关的水平,这里将两种不同的说话风格做个对比,感受一下沟通技能的重要性。

都在说张文宏“耿直”。
其实这不是耿直,这就是会说话,并达到了发言人、危机公关的专业素养。他不仅仅是说实话,还是说漂亮话,说顺耳话。
耿直:你不是学医的,跟你说了也不懂
张文宏:我跟你讲你一定是听不懂的,因为你读的书我读的书不一样。
耿直:老百姓就待在家里,别出去添乱
张文宏:医护人员和广大老百姓是在一起的。你们闷在家里也蛮辛苦的。
张文宏2:你在家不是隔离,是在战斗,闷死病毒
(记者:这个药有效吗?)
耿直:暂时还没有有效药,只能扛
张文宏:最有效的药是病人的免疫力,我们做的事是帮病人熬过去。
耿直:有自告奋勇上的党员医生,也有不想去的党员医生
张文宏:你马上给我上去,心理上为了信仰上去也好,因为党的约束上去也好。

张文宏这是专业的公关语言技巧,“耿直”的门槛比这低多了。

推荐《高难度谈话》这本书,这本书将谈话的底层逻辑讲得非常清楚,

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如何在项目管理中做好一个沟通的角色呢,给自己做个谈话模版把,针对不同的场景,设置不同的谈话术语。

比如每天早上,可以先闲聊一轮,八卦呀,星座啊,热门电视剧呀都是很好的话题点,从对方的日程聊到工作进度,这样会活跃气氛,让双方在心情愉悦的情况下交流工作。询问问题的时候,先问一个比较开放性的问题,比如素材的形式消费者会怎么看,然后再问是非题,画面的主色调是不是不对,因为品牌的主色调是红色,而设计的主色调是黄色。当对方回答完了以后,沉默+思考,给对方传递你在思考的信号,在来回沟通三次,确认对方的意图,同时确认你的信息准备表达了,最后再进行封闭式提问,比如,我想要的效果是主色调是红色,文字标题用可爱体,排列方式是阶梯式,我表达的清楚吗,需要我再补充什么吗?以此来聚焦共识。

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把细节安排到新人也能做好的地步

我对接过一位完全不同互联网媒体的领导,一开始我称他为蓝猫淘气三千问,因为他问得特别细,他对互联网广告术语一窍不通。通栏、浮窗、点击率、转化率这些词语对于他来说完全是外星文。第一次对接的时候,我被叫过去问了半个小时的广告位置名称意义,停留时间,曝光度问的我一愣一愣地,因为我自己根本记不清这些位置的时间啊这些细节。

后来,我就让媒体给我做了一个ppt,把每个位置的样式都做个演示,停留时间,文字大小,字体,素材大小要求,是否可跳转这些数据都做了标注。人手一份,这样大家就都能清晰知道每个广告位置的展示效果了。

项目管理的时间控制是一个进度表格、排期表格、确认邮件组成的;

项目管理的内容控制是素材矢量图、素材确认表格、素材预览文件组成的;

项目管理的价格是报价表,比价表,核价表组成的。每个表格都做一份项目领导喜欢的模版,然后整理出一份模版库,需要的时候直接拿出来填写就好,这样即便是新人来,也能够快速接手项目管理的工作。

项目投放时期,我做了一份素材上线时间表,把预览的形式、上线的时间都做好了,每天早上发给项目部的同事,同事们则跟着时间表审核投放的效果。这也是新人能够根据排期表就可以做好的工作。

当把项目的执行,简化到新人都看得懂的时候,那就意味着,这个管理是到位的,因为就不会有人听不懂,看不懂了。

五、保持积极的工作态度
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新人往往心高气傲,而在工作上遭遇挫折时,又很容易消极自卑、情绪低落、自我否定,甚至产生辞职的念头。相信我,你不是一个人,我新人时期特别害怕犯错,一犯错我就想辞职,我的逻辑是,我都犯了这么重要的错误了,与其被辞退不如我自己辞退我自己。实际上,公司是不会把特别重要的事情给新人做的,你就算犯错了,那也是可控的。错了就改就行了,天塌了有你的领导呢。

态度是会传染的,你的工作态度积极,合作伙伴也会被感染,你的情绪消极,合作伙伴当天对你的情绪也不会太客气。人们的负面情绪是工作效率的关键。工作中,可能会为了维护自己的尊严、面子、自我价值等等,和对方争辩。

我们看到职场剧里,很多争辩都是各执一词,各自有各自的立场的。当我们带着消极的状态工作时,思考问题的方式也是消极的,会非常在意自己的感受,强调自己是对的,而对方也是如此。这个时候,要换个状态,停止争论对错,去了解别人是怎么想的。不去假设别人有恶意动机。放下指责,反省自己的责任。管理好自己的情绪,不要被情绪控制,为自我意识做铺垫,能正确地看待自己。

六、好的报告是项目的漂亮包装
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当项目大功告成的时候,出色的项目报告就是工作的完美包装。

别忘了,包装也是产品质量的一部分。

好的报告要图文并茂,数据可视化,逻辑清晰,亮点突出。

可以借助思维导图、Flourish、 Metabase来做出漂亮的报告。

作报告的要点如下:

清楚报告对象的需求和关注点是什么,如何用报告去覆盖和满足;

大项目的总结,应视具体报告对象的需求和关注点进行文字或口头表达的调整,比要突出项目对公司战略意义,目标达成情况,或加入对未来项目的分析;

向市场销售总监汇报,他都有兴趣,但重点会放在销量,执行力或者执行效果等等的任意取舍和组合;

和相关部门同事分享,他们更关注的大概是执行细节和经验教训。

由于我的工作价值在于价格谈判能力,所以我还会加上媒介资源省了多少钱这个部分。

分享一下我写报告的整体框架,
项目简介

    项目概述

    主要计划vs目标,即目标达成率

    执行亮点

    成功图像

项目详情

    子项目ABC关系&结果概况

    执行时间表

    人员分工表

    子项目A概述

    详细计划vs目标

    执行亮点

    成功图像

    数据分析

    经验小结

    子项目B重复4-9

    项目总结

      数据分析

      成果分析

      预算vs决算

      经验总结

按照这个逻辑,可以看一下图解山东抗疫报告,基本上优秀的报告都是按照这个逻辑来做的

做项目是一件特别苦的事情,因为每天都需要面临不同的麻烦。但工作的价值就是在于,解决麻烦。工作的意义在于,从平凡琐碎的事情里成长,拆开来看,做表格,说话,写邮件我都是会的,但是放在项目执行中,似乎又不会了。经过了许多次的打击后才形成了一整套的工作体系和流程,这些都是不经历体会不到的。

人就是在不断冲突中,在意外中成长的,在一个又一个超越自己本身能力界限的考验下,磨练心智,提高能力。

做项目管理的重点在于,搭建出一个适合你所在团队的流程系统,让你的长处得到发挥,让领导包容你的短处。

写在最后:

没有人可以轻松做一个未知的项目,经验都是在执行中获得的。

把不起眼的事情干得有声有色,是可贵的本事。

把工作干好是一件特别有成就感的事情,当你在工作中不断提升,会感觉在职场打拼是一件快乐的事情,并且会更愿意接受挑战,因为终生学习,终生成长就是我们存在的价值和意义。

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